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Enchères inversées pour les équipes Achats, avantages, inconvénients

Depuis une dizaine d’année les enchères inversées ont fortement influencé la manière dont les départements Achats gèrent leurs appels d’offres.

Pour les acheteurs, cela leur offre une meilleure compréhension de l’état de l’offre et de la demande, un gain de temps et des économies sur les coûts d’achat. À la clé, une équipe Achats plus performante. 

Cependant l’usage des enchères inversées par la fonction Achats présente aussi des challenges et des risques, dont un risque de détérioration de la relation avec les fournisseurs stratégiques.

Pour tirer avantage de l’utilisation des enchères inversées, vous devez prendre en compte la nature des produits/services à sourcer, l’état du marché et l’importance de la relation acheteur-fournisseur.

Ainsi, au cours des années 2000, les entreprises ont commencé à utiliser les enchères inversées pour leurs activités de sourcing. Cependant ces premières tentatives se sont avérées assez laborieuses, les fournisseurs étant soumis à une compétition féroce uniquement basée sur le prix. De plus la technologie de l’époque rendait le processus pénible avec des systèmes rigides, complexes à configurer pour les acheteurs et compliqués à utiliser pour les fournisseurs.

Enchères inversées, comment ça marche ?

Comment se passe une enchère inversée ?

Lors d’une enchère inversée, les vendeurs sont en compétition pour faire l’offre la plus basse. Une enchère inversée introduit un degré de compétition entre vendeurs lors d’un processus d’appel d’offres. Toutefois, le plus bas soumissionnaire ne remporte pas nécessairement automatiquement le marché.

Les enchères sont organisées via un logiciel dédié à la gestion des appels d’offres. De nombreux logiciels existent sur le marché, du plus simple au plus complexe. Si vous n’avez jamais organisé d’enchères inversées, vous pouvez faire des essais  dans le bac à sable du logiciel Market Dojo pour créer gratuitement une enchère inversée de test et voir comment cela fonctionne.

Avantages des enchères inversées

L’utilisation des enchères inversées présente des avantages significatifs.

Pour l’acheteur, c’est un moyen d’avoir une meilleure compréhension du prix du marché. En particulier pour les catégories où le prix varie grandement, les enchères inversées sont le meilleur moyen pour avoir une visibilité sur le prix actuel. C’est le cas pour les catégories fortement liées au prix de matières premières qui vont fortement fluctuer.

D’autres avantages exprimés par les acheteurs reposent sur une réduction des coûts d’achats, une interaction avec un panel élargi de fournisseurs potentiels, et au final une amélioration du processus Achats.

Réduction des coûts d’achats

Dans le contexte actuel, avec une pression croissante sur les équipes Achats pour générer des gains qui vont se refléter dans le compte de résultats, les réductions de coûts supplémentaires négociés grâce aux enchères inversées présentent un avantage majeur.

Pour des sociétés dans les infrastructures, les télécommunications, l’industrie lourde, ces économies supplémentaires se chiffrent en millions d’euros par appel d’offre. Et donc offrent un ROI positif dès la première utilisation. Les acheteurs peuvent ainsi aisément construire le business-case à présenter à leur direction pour la convaincre de s’équiper d’une solution logicielle leur donnant cette possibilité. 

Et dorénavant, l’utilisation des enchères inversées ne se limite plus aux grands groupes. Des entreprises de taille intermédiaire veulent aussi avoir à leur disposition cet outil de négociation.

De nouveau logiciels sur Internet en mode SaaS permettent de mettre en place une enchère inversée en quelques clics et à moindre coût. Il existe d’ailleurs des logiciels de gestion des appels d’offres qui permettent de créer son appel d’offre gratuitement, et de payer pour une licence qu’au cas par cas.

Prenez le cas de Beam Energy Labs, société de taille intermédiaire spécialisée dans des projets de migration vers l’énergie solaire. Après avoir cherché la meilleure approche, Beam Energy Labs privilégie dorénavant une négociation de ses appels d’offre par enchères inversées. Ils trouvent que c’est l’approche leur permettant d’être le plus réactif aux demandes de leurs clients.

Et parce que les enchères inversées se déroulent avec un tempo beaucoup plus rapide que les consultations classiques, les entreprises profitent aussi beaucoup plus rapidement des gains négociés. 

Exemple d’enchères inversées organisé par Beam Energy Labs

 

Vers un marché plus efficient

La capacité de mettre en contact des acheteurs avec des vendeurs dans un environnement ouvert et transparent est fondamental pour donner une indication de la valeur réelle d’un produit ou d’un service.

Les enchères inversées font cela de manière très efficace. Et cela grâce à un ensemble de facteurs :

  • Les fournisseurs ont un degré de visibilité sur les autres offres disponibles. Cela leur donne une opportunité de proposer leur meilleure offre.
  • Le fait de recourir à une enchère inversée en ligne lève les contraintes de localisation, peu importe où se trouve le vendeur, il peut faire une offre.
  • Les logiciels actuels de gestion des appels d’offres permettent de gérer efficacement un grand nombre de fournisseurs, permettant de recevoir des offres de la part de nombreux fournisseurs potentiels dans un contexte transparent pour tout le monde.
  • Avec les Enchères Spots, les acheteurs tirent avantage des excès de capacité temporaire de leurs fournisseurs.

Efficacité du processus Achats

Un autre avantage c’est une fluidité accrue du processus Achats aussi bien côté acheteurs que vendeurs. Avec les enchères inversées, un processus qui traditionnellement prendrait des jours et des semaines pour collecter les offres, les comparer, revenir vers les fournisseurs pour re-négocier, avec les enchères inversées ce cycle peut être conclu en quelques heures ou quelques jours. 

Dans un sens, avec les enchères inversées en ligne, les acheteurs délèguent la négociation du prix à un processus où les vendeurs négocient entre eux. 

Accès à un panel fournisseurs élargi

Les équipes Achats sont débordées. Et par manque de ressources, encore trop souvent le processus de sourcing se résume à 3 devis, 1 bon de commande.

Cependant en utilisant un logiciel d’enchères inversées, l’effort pour inviter 3 fournisseurs ou d’en inviter 20 à participer à votre appel d’offres est le même.  Et quels pourraient être les avantages d’obtenir davantage d’offres en provenance d’un plus grand nombre de fournisseurs ? La réponse est évidente.

Challenges dans l’utilisation des enchères inversées

L’expérience montre qu’il peut y avoir des challenges dans l’utilisation des enchères inversées, aussi bien côté acheteurs que côté vendeurs.

Challenges pour les Acheteurs

De plus en plus d’attention est porté par les acheteurs pour construire une relation solide avec leurs fournisseurs stratégiques. Et l’utilisation des enchères inversées peut sembler contredire cette approche.

Il est vrai que certains acheteurs ont focalisé sans distinction tous leurs efforts uniquement sur une réduction des coûts, en sacrifiant la construction d’une relation durable avec leurs fournisseurs stratégiques.

Cependant les acheteurs qui adoptent une approche transparente, et offrent aux fournisseurs des opportunités en contrepartie de participer à une enchère obtiennent d’excellent résultats. Par exemple en offrant une durée de contrat plus longue, ou bien en mutualisant les achats et donc offrant une commande plus importante.

Il est aussi important de noter qu’en utilisant un logiciel performant pour automatiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, les utilisateurs économisent un temps considérable. Les acheteurs les plus expérimentés investissent alors une partie de ce temps pour nouer une relation approfondie avec leurs fournisseurs stratégiques et identifier de nouveaux fournisseurs potentiels.

Coûts d’achats finalement plus élevés

Le sourcing ce n’est pas seulement trouver le fournisseur le moins cher. Faut-il encore aussi choisir le fournisseur le plus adapté et le mieux qualifié. Ne pas y prêter l’attention nécessaire peut résulter dans des coûts qui partent en vrille lorsque les problèmes de qualité ou d’approvisionnement commencent à faire surface.

Il est donc primordial de bien qualifier ses fournisseurs. En fonction des entreprises, il y a d’ailleurs des stratégies différentes de qualification des fournisseurs  qui peuvent être adaptées. Le processus choisi  dépend du contexte spécifique de chacun. 

Il est important de ne pas sacrifier la qualité, la solidité de la supply chain, la flexibilité et la capacité d’innovation des fournisseurs au seul profit du coût le plus bas.

Le facteur clé ici repose sur la définition d’une stratégie gagnante combinant les aspects qualitatifs et quantitatifs. C’est un point important à vérifier lors du choix de votre logiciel de gestion des appels d’offres. Est-ce que l’outil vous permet de configurer un appel d’offres « pondéré » où les critères qualitatifs sont pris en compte tout autant que les critères quantitatifs et de prix ?

Challenges pour les fournisseurs

Les fournisseurs sont en général assez récalcitrants à participer à des enchères inversées. Ils ressentent qu’ils n’ont pas grande chose à y gagner, et que le processus n’est focalisé que sur le prix le plus bas. 

De plus, les fournisseurs historiques perçoivent qu’en utilisant des enchères inversées où il est aisé de faire participer un grand nombre de fournisseurs potentiels, il y une forte possibilité que de nouveaux entrants fassent des offres très basses juste pour gagner le contrat. Ces nouveaux entrants étant particulièrement motivés pour gagner un nouveau compte feront un effort supplémentaire en rognant sur leur marge. Dans ce contexte, un nouveau fournisseur potentiel n’ayant pas une compréhension approfondie des besoins de l’entreprise fera une offre irréaliste bien plus basse que celles des fournisseurs historiques.

La malchance du gagnant

Lors d’une enchère inversée, qui dure en général 15 à 30 minutes, un fournisseur peut être tellement pris par l’action qu’il peut faire une offre irréaliste, trop basse. Dans certains car des fournisseurs font des offres en dessous de leurs coûts de revient. 

Cependant l’avantage des enchères inversées c’est qu’à l’issue du processus, l’acheteur a en main la meilleure offre possible pour chacun des fournisseurs. Donc si le fournisseur le moins cher finalement se désiste, il n’est pas nécessaire de refaire une consultation. L’acheteur peut simplement se tourner vers les autres fournisseurs ayant participé à la consultation avec la certitude d’avoir en main leur meilleure offre du moment.

Les bonnes pratiques pour des enchères inversées réussies

En prenant en compte ces avantages et ces inconvénients, il est important de comprendre quand l’utilisation des enchères inversées est la bonne approche.  Le retour d’expérience de nombreuses entreprises utilisant régulièrement les enchères inversée offre une bonne idée des critères à prendre en considération dans l’organisation de ses enchères inversées. Ces critères de succès peuvent être classés en 3 catégories : nature du service/produit à sourcer, état du marché, et nature de la relation acheteur-fournisseurs.

Nature du produit/service à sourcer

Naturellement, les produits les plus faciles à sourcer via des enchères inversés sont ceux avec des spécifications standard ou très bien détaillées. 

Cependant, nombre d’entreprises de toute taille utilisent avec succès des enchères inversées pour sourcer toute sorte de produits/catégories. Certains responsables Achats expriment une philosophie où  « Il n’y a rien qui ne puisse être sourcé avec des enchères inversées, pour peu que ce soit correctement spécifié ».

Exemple de catégories sources avec succès au moyen des enchères inversées

Pour les produits/services où les critères « non-prix » sont importants, il est nécessaire de passer plus de temps pour décrire ce qui est attendu, et de mettre en place une grille d’évaluation de ces critères. Pour rappel, vous avez tout intérêt à tirer avantage d’un  logiciel de gestion des appels d’offres en ligne offrant une solution efficace de collecte, de comparaison et d’évaluation de ces aspects qualitatifs.

Pour mémoire, des services complexes tes que des campagnes de marketing ou du consulting légal ont été mis aux enchères avec succès. C’est par exemple le cas d’Aggreko qui a développé une méthodologie de sélection de son panel de cabinets légaux basé sur les enchères inversées. 

L’état du marché 

Les résultats les plus impressionnants, avec parfois des réductions de coûts de 60% tout en augmentant la qualité, ont été obtenus lorsqu’un nombre suffisant de fournisseurs ont été mis en concurrence. Plus il y a de fournisseurs potentiels proposant leurs services, plus les acheteurs ont une opportunité d’avoir une perception réaliste de l’état du marché.

Cependant, même lorsque le nombre de fournisseurs potentiel est restreint, par exemple à cause de la spécificité du produit sourcé, de contraintes géographiques ou d’autres facteurs limitant le nombre de fournisseurs potentiels, il existe des opportunités de générer des réductions de coût en utilisant la bonne formule pour l’enchère inversée. Une telle option est l’organisation d’une enchère à la Japonaise, dont l’avantage est de pouvoir être organisée avec succès impliquant un nombre limité de fournisseurs.

Un facteur à prendre en compte est aussi le volume couvert par l’appel d’offres. Un montant de contrat plus élevé va attirer plus de fournisseurs potentiels, et va les encourager à participer activement à l’appel d’offres.

Evidemment il est facile pour les équipes Achats de recevoir des accolades lorsqu’ils obtiennent 10-20-30% d’économies supplémentaires sur des contrats imposants. Prenez l’exemple de cette société de gestion d’un réseau de gazoducs, et qui sur une seule enchère inversée a réalisé 3 million de $ d’économies supplémentaires, pas mal. J’ai entendu que l’acheteur en charge s’est vu offrir une semaine de congés supplémentaires en gage de remerciements.

Cependant nous voyons de plus en plus d’équipes Achats adopter une approche Agile pour leur sourcing, avec une utilisation intensive d’enchères Spot. Ces enchères inversées qui ne durent que quelques minutes et permettent aux fournisseurs de mettre en vente leur surcapacité temporaire. L’enchère Spot permet aux vendeurs de réallouer efficacement cette surcapacité temporaire.

C’est particulièrement bien adapté pour des industries comme le transport logistique où la capacité ne peut être stockée et est perdue si elle ne peut être vendue.

Nature de la relation acheteur-vendeur

Pour offrir un avantage compétitif, de plus en plus d’organisations mettent en place des relations privilégiées avec leurs fournisseurs stratégiques. L’entreprise s’engage sur le long terme avec le fournisseur, et le fournisseur investit pour répondre au besoin du client.

Historiquement les acheteurs considéraient que les enchères inversées étaient naturellement plus adaptée au sourcing de produits de base, mais difficiles à appliquer pour du sourcing stratégique plus complexe.

Cependant on remarque qu’au moment de la renégociation de ces contrats de longue durée, de plus en plus de responsables Achats intègrent les enchères inversées comme une des étapes du processus de négociation. 

On peut prendre comme exemple l’enchère inversée organisée par le gouvernement Indien auprès de fabricants de cartes à puce pour sourcer les cartes d’identité de plus d’un milliard d’individus lors d’une enchère inversée épique.

Un critère important lors de la conduite des enchères inversées afin que le processus soit considéré fairplay et transparent, est de pré-qualifier les fournisseurs participant à l’enchère. La capacité du fournisseur à délivrer doit être confirmée en amont. 

La prise en compte de critères « non-prix » 

Afin de s’assurer de choisir le meilleur fournisseur, les acheteurs exécutent les enchères inversées sur le principe du « buyers choice ». L’enchère est utilisée comme outil pour récolter la meilleure offre de la part de chacun des fournisseurs. Cependant le choix final du fournisseur retenu sera basé sur une combinaison des critères qualitatifs – prix – évaluation en interne de la performance du fournisseur.

D’ailleurs pour les appels d’offres conséquents, un meeting en face à face à l’issue d’une enchère inversée permet de faire un choix final du meilleur fournisseur possible. Cette approche permet aux fournisseurs les mieux placés de venir défendre leur offre et présenter leurs avantages compétitifs.

Une bonne question à se poser repose dans le choix du logiciel à utiliser pour faire le suivi de la pré-qualification des fournisseurs. Il faut que le logiciel  soit suffisamment flexible pour permettre la prise en compte des différents scénarios. Et il doit être suffisamment simple d’utilisation et intuitif pour permettre aux acheteurs une configuration rapide de leur appel d’offres. Et pour les fournisseurs, il est nécessaire que le processus soit aussi simple que de répondre à un appel d’offre par email.

Exemple de logiciel pour pré-qualifier les fournisseurs.

 

Conclusion

L’utilisation des enchères inversées peut permettre des économies substantielles sur les coûts d’achats et générer des gains de performance.

Une meilleure efficacité, une fluidification du processus Achat, une réduction des délais d’exécution, et une gestion simplifiée d’un plus grand nombre de fournisseurs potentiels sont les avantages principaux en faveur d’une utilisation des enchères inversées par les équipes Achats.

Une réduction des coûts d’achats ont servi de motivation principale des premières enchères organisées. Mais alors que les équipes Achats gagnent en maturité, elles comprennent que les enchères inversées ne sont pas la panacée. Que ce n’est qu’un outil parmi d’autres stratégies de  négociation. Et qu’utilisé à bon escient, avec une bonne compréhension des facteurs clés de succès, elles sont un redoutable dispositif dans la boite à outil des acheteurs expérimentés permettant de créer un avantage compétitif pour leur organisation. Les équipes Achats contribuent pleinement à la création de valeur de leur entreprise, et elles ont tout intérêt à utiliser à bon escient tous les outils à leur disposition. Les enchères inversées sont un de ces outils dont ils ne devraient pas se passer.

Avec un nombre croissant d’entreprises adoptant des plateformes en ligne de gestion des appels d’offres, de plus en plus de fournisseurs deviennent habitués de l’utilisation de ces outils pour soumettre leurs offres. Avec à la clé des gains de performance autant pour les acheteurs que des gains de temps pour les fournisseurs.

Et avec une popularité grandissante de ce type de logiciels, de plus en plus d’entreprises de taille moyenne peuvent se permettre de tester cette approche à un coût modeste avec un modèle à la demande, sans coût de mise en place, et une disponibilité immédiate avec un coût de licence faible.

Les enchères inversées sont là pour rester. La technologie l’a popularisé, vos concurrents l’utilisent et en profitent. 

Pour rester compétitifs et continuer à renforcer leur business, il est impératif que les équipes Achats apprennent à les utiliser efficacement et choisissent le logiciel qui leur permettra de rester à la pointe des dernières évolutions.

 

Market Dojo est une plateforme de gestion des appels d’offres, en ligne, à la demande et permettant entre autres l’organisation d’enchères inversées.

September 2, 2019

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